4. Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Direkterhebung)
Sie können sämtliche Einwilligungen zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns erteilt haben, insgesamt oder für einzelne Verarbeitungsvorgänge kostenlos widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Ein Widerruf Ihrer Einwilligung hat zur Folge, dass Sie keinen Newsletter mehr von uns erhalten. Sie haben das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, die aufgrund eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen allgemeine oder auf Sie zugeschnittene Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, schicken Sie uns bitte eine E-Mail an info@intershop.de oder wenden Sie sich auf anderem Wege an den Verantwortlichen (vgl. Ziffer 1).
Dabei speichern wir Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung von Produktinformationen per E-Mail oder Ihre Telefonnummer, um diese für eine Kontaktaufnahme zu verwenden. Zudem nutzen wir für eine möglichst individuelle Informationsbereitstellung verschiedene Daten: Empfangs- und Lesebestätigungen von E-Mails, Datum und Zeit des Besuchs unserer Webseite, Produkte, die Sie angesehen haben.
4.1 Beim Besuch unserer Website
Abgesehen von den von Cookies und Webanalysediensten erhobenen Daten können Sie unsere Website besuchen, ohne uns personenbezogene Daten mitzuteilen. Hinweise zu den von uns eingesetzten Cookies /und Webanalysediensten finden Sie ab Ziffer 5.
4.2. Bei einer E-Mail-Anfrage
Bei Fragen jeglicher Art zu unseren Produkten und Dienstleistungen bieten wir Ihnen auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG die Möglichkeit, sich an unseren Kundenservice (telefonisch oder per E-Mail) zu wenden. Wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten mitteilen, geschieht dies freiwillig. Zweck der Erhebung Ihrer persönlichen Daten (Anrede, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Name Ihres Unternehmens) ist es, Sie zu identifizieren und Ihre Anfrage beantworten zu können. Unser berechtigtes Interesse besteht in unserem wirtschaftlichen Interesse, mit potentiell neuen Kunden Kontakt aufnehmen zu können. Die bei E-Mail-Anfragen an uns übertragenen personenbezogenen Daten werden innerhalb von 24 Monaten automatisch gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
4.3 Bei der Nachfrage für unsere kostenlosen Whitepaper
Wir bieten Ihnen auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG die Möglichkeit, verschiedene Whitepaper zur Digitalisierung und zu unseren Produkten und Dienstleistungen per E-Mail zu erhalten. Für den Erhalt des Whitepapers müssen Sie uns Ihre Anrede, Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Firma mitteilen. Sie können uns freiwillig Ihre Telefonnummer mitteilen, wenn Sie wünschen, dass wir Sie kontaktieren. Zweck der Erhebung Ihrer persönlichen Daten ist es, Sie zu identifizieren und Ihnen unser Whitepaper zur Verfügung stellen zu können. Unser berechtigtes Interesse besteht in unserem wirtschaftlichen Interesse, mit potentiell neuen Kunden Kontakt aufnehmen zu können. Die beim Ausfüllen des Kontaktformulars oder telefonisch an uns übertragenen personenbezogenen Daten werden innerhalb von 24 Monaten automatisch gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
4.4 Bei der Vereinbarung eines Termins für eine Online-Demo oder einer Vor-Ort Präsentation
Bei Fragen zu unseren Produkten und Dienstleistungen bieten wir Ihnen auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG die Möglichkeit, sich an uns (telefonisch oder per Kontaktformular) zu wenden, um einen Termin für eine Online-Demo oder eine Vor-Ort-Präsentation zu vereinbaren. Wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten mitteilen, geschieht dies freiwillig. Zweck der Erhebung Ihrer persönlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Firma) ist es, Sie zu identifizieren und mit Ihnen einen Termin für eine Online-Demo oder eine Vor-Ort-Präsentation vereinbaren zu können. Unser berechtigtes Interesse besteht in unserem wirtschaftlichen Interesse, mit potentiell neuen Kunden Kontakt aufnehmen zu können. Die beim Ausfüllen des Kontaktformulars und telefonisch an uns übertragenen personenbezogenen Daten werden innerhalb von 24 Monaten automatisch gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
4.5 Bei der Anmeldung zu Events
Um den Grundstein für Ihr digitales Geschäft zu legen, bieten wir Ihnen von Zeit zu Zeit auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG die Möglichkeit an, sich über unsere Webseite für unterschiedliche Events, die sich mit der Digitalisierung von Geschäftsmodellen befassen, anzumelden. Wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten mitteilen, geschieht dies freiwillig. Zweck der Erhebung Ihrer persönlichen Daten (Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Position in Ihrer Firma) ist es, Sie zu identifizieren und Ihre Anmeldung für die Veranstaltung durchführen zu können. Unser berechtigtes Interesse besteht in unserem wirtschaftlichen Interesse, mit potentiellen neuen Kunden Kontakt aufnehmen zu können. Die beim Ausfüllen des Kontaktformulars und telefonisch an uns übertragenen personenbezogenen Daten werden innerhalb von 24 Monaten automatisch gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
4.6 Bei der Anmeldung für unseren Newsletter
Wenn Sie in die Zusendung des Newsletters gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs.1 TDDDG eingewilligt haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig unseren Newsletter und Informationen zu Marketingangeboten, Veranstaltungen und Branchenneuigkeiten zuzusenden. Sofern Sie unseren Newsletter bestellen, bitten wir Sie im Rahmen des Bestellvorgangs, sich mit einem weitergehenden Newslettertracking einverstanden zu erklären. Wenn Sie uns die entsprechende Einwilligung erteilen, binden wir in unsere Newsletter individuelle Tracking-Pixel ein, mit denen wir erkennen können, wann der an Sie versendete Newsletter abgerufen bzw. geöffnet wurde und individualisieren die im Newsletter vorhandenen Links um auswerten zu können, wann Sie auf welchen Link geklickt haben. Zur Anmeldung und zum Empfang des Newsletters reicht die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse aus. Im Rahmen der Newsletteranmeldung speichern wir über die bereits genannten Daten hinaus weitere Daten, sofern diese erforderlich sind, damit wir nachweisen können, dass Sie unseren Newsletter bestellt haben. Dies kann die Speicherung der vollständigen IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bestellung bzw. der Bestätigung des Newsletters umfassen, sowie eine Kopie der von uns versendeten Bestätigungs-E-Mail. Die entsprechende Datenverarbeitung erfolgt auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG. Am Ende des Newsletters befindet sich ein Unsubscribe-Link über den Sie sich jederzeit aus unserem Verteiler abmelden können. Zudem können Sie sich auch per E-Mail unter info@intershop.de abmelden. Soweit Sie sich zu unserem Newsletter anmelden, setzen wir den Dienstleister HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141 („HubSpot“), mit Serverstandort Europa, ein. Wir übermitteln die von Ihnen eingegebenen Daten an diesen Anbieter. Wenn Sie der Übermittlung dieser Daten nicht zustimmen, sollten Sie keine Newsletter-Abonnierung vornehmen. Im Übrigen können Sie sich jederzeit unter der bei der Newsletter-Abonnierung angegebenen E-Mail-Adresse von unseren Newslettern abmelden. Soweit Sie keine Newsletter oder E-Mail-Dienste abonniert haben, werden auch keinerlei Daten übermittelt. Wir haben HubSpot vertraglich besonders verpflichtet, Ihre Daten nach europäischen Datenschutzstandards, streng weisungsgebunden und nicht zu eigenen Zwecken zu verarbeiten und dabei die erforderlichen Sicherheitsstandards einzuhalten. Die Datenverarbeitung durch HubSpot kann außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere in den USA) stattfinden. Für diese Datenübermittlung ist ein angemessenes Datenschutzniveau aufgrund des Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) gewährleistet. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch HubSpot finden Sie unter: https://legal.hubspot.com/privacy-policy. Die für die Zusendung des Newsletters von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zur Abmeldung gespeichert und danach innerhalb von 24 Monaten automatisch gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
4.7 Bei der Anmeldung für unseren Investoren-Newsletter
Wenn Sie in die Zusendung des Newsletters gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG eingewilligt haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig unseren IR-Newsletter und IR-relevante Informationen wie Finanzberichte, Pressemeldungen zuzusenden. Sofern Sie unseren Newsletter bestellen, bitten wir Sie im Rahmen des Bestellvorgangs, sich mit einem weitergehenden Newslettertracking einverstanden zu erklären. Wenn Sie uns die entsprechende Einwilligung erteilen, binden wir in unsere Newsletter individuelle Tracking-Pixel ein, mit denen wir erkennen können, wann der an Sie versendete Newsletter abgerufen bzw. geöffnet wurde und individualisieren die im Newsletter vorhandenen Links um auswerten zu können, wann Sie auf welchen Link geklickt haben. Zur Anmeldung und zum Empfang des Newsletters reicht die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse aus. Im Rahmen der Newsletteranmeldung speichern wir über die bereits genannten Daten hinaus weitere Daten, sofern diese erforderlich sind, damit wir nachweisen können, dass Sie unseren Newsletter bestellt haben. Dies kann die Speicherung der vollständigen IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bestellung bzw. der Bestätigung des Newsletters umfassen, sowie eine Kopie der von uns versendeten Bestätigungs-E-Mail. Die entsprechende Datenverarbeitung erfolgt auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG. Am Ende des Newsletters befindet sich ein Unsubscribe-Link über den Sie sich jederzeit aus unserem Verteiler abmelden können. Zudem können Sie sich auch per E-Mail unter info@intershop.de abmelden. Soweit Sie sich zu unserem Newsletter anmelden, setzen wir den Dienstleister HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141 („HubSpot“), mit Serverstandort Europa, ein. Wir übermitteln die von Ihnen eingegebenen Daten an diesen Anbieter. Wenn Sie der Übermittlung dieser Daten nicht zustimmen, sollten Sie keine Newsletter-Abonnierung vornehmen. Im Übrigen können Sie sich jederzeit unter der bei der Newsletter-Abonnierung angegebenen E-Mail-Adresse von unseren Newslettern abmelden. Soweit Sie keine Newsletter oder E-Mail-Dienste abonniert haben, werden auch keinerlei Daten übermittelt. Wir haben HubSpot vertraglich besonders verpflichtet, Ihre Daten nach europäischen Datenschutzstandards, streng weisungsgebunden und nicht zu eigenen Zwecken zu verarbeiten und dabei die erforderlichen Sicherheitsstandards einzuhalten. Die Datenverarbeitung durch HubSpot kann außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere in den USA) stattfinden. Für diese Datenübermittlung ist ein angemessenes Datenschutzniveau aufgrund des Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) gewährleistet. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch HubSpot finden Sie unter: https://legal.hubspot.com/privacy-policy. Die für die Zusendung des Newsletters von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zur Abmeldung gespeichert und danach innerhalb von 24 Monaten automatisch gelöscht, es sei denn, dass wir aufgrund von Aufbewahrungsfristen zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
4.8 Bei einer Bewerbung
Sie können sich auf unserer Webseite bewerben. Soweit sie sich bei uns bewerben, setzen wir Bewerbermanagement Software des Dienstleisters Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München („Personio“) ein. Wir haben Personio vertraglich besonders verpflichtet, Ihre Daten nach europäischen Datenschutzstandards, streng weisungsgebunden und nicht zu eigenen Zwecken zu verarbeiten und dabei die erforderlichen Sicherheitsstandards einzuhalten. Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ohne Angemessenheitsbeschluss erfolgt nur beim Vorliegen geeigneter Garantien gem. Art. 46 DS-GVO oder wenn eine der Voraussetzungen des Art. 49 DS-GVO gegeben ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO und Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG-neu, da die Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Wir werden Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen streng vertraulich behandeln. Ihre persönlichen Daten sind für die Mitarbeiter der Personalabteilung zugänglich und werden den Führungskräften und der Arbeitnehmervertretung im Einzelfall zur Verfügung gestellt. Die Angabe aller im Rahmen von Pflichtfeldern abgefragten Daten ist für die Bewerbung erforderlich. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können Sie sich nicht bei uns bewerben. Wenn Sie keine Löschung Ihrer Daten veranlassen, bleiben Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses maximal 6 Monate gespeichert. Sofern wir Ihre Bewerbung länger aufbewahren wollen, weil Ihr Profil einer Stelle entsprechen könnte, die erst in Zukunft ausgeschrieben wird, bitten wir Sie schriftlich um Ihr Einverständnis. Sofern Sie auf Ihre Bewerbung eingestellt werden, richtet sich die Speicherdauer im Hinblick auf Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich nach den Zwecken des Arbeitsvertrages unter Einhaltung der geltenden handels-, steuer- bzw. sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Personaldaten. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Personio finden Sie unter: https://www.personio.de/datenschutz/ .
4.9 Bei einer Registrierung auf unserem Partnerportal
Sie haben die Möglichkeit, sich unter https://info.intershop.com/partner-portal als Partner anzumelden und verschiedene Partnerangebote zu nutzen. Unser Partnerportal wird über die Partner Management Plattform von Kiflo (The KIFLO company, ein in Paris unter der Nummer 847 670 262 registriertes Unternehmen mit Sitz in der Rue de Reuilly 39, 75012 Paris) betrieben. Für die Erstellung eines Kundenkontos benötigen wir Ihren Vor- und Nachnamen, Informationen zu Ihrem Arbeitgeber sowie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Diese Daten werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen Ihrer Registrierung und Nutzung des Partnerportals erhoben und verarbeitet. Wir speichern lediglich die notwendigen Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) zur Einrichtung Ihres Benutzerkontos. Sofern Sie keine Löschung Ihrer Daten veranlassen, werden diese maximal zehn Jahre aufbewahrt.
4.10 Datenverarbeitung zur Direktwerbung
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG, sofern Sie Ihre Einwilligung für Direktmarketing abgegeben haben. Dabei speichern wir Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung von Produktinformationen per E-Mail oder Ihre Telefonnummer, um diese für eine Kontaktaufnahme zu verwenden. Zudem nutzen wir für eine möglichst individuelle Informationsbereitstellung verschiedene Daten: Empfangs- und Lesebestätigungen von E-Mails, Datum und Zeit des Besuchs unserer Webseite, Produkte, die Sie angesehen haben. Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen indem Sie uns eine entsprechende Nachricht an info@intershop.de senden. Alle personenbezogenen Daten, die wir zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, werden bis zum Widerruf der Einwilligung und gemäß den gesetzlichen Vorgaben gespeichert.
4.11 Bei der Anmeldung für unsere Online-Trainings
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit an, sich über unsere Webseite für unterschiedliche Online-Trainings, die sich mit der Verwendung, Verwaltung und/oder Anpassung unserer Software befassen, anzumelden. Sie können sich unter https://intershopacademy.talentlms.com/catalog/index als Organisator oder Teilnehmer für Trainings registrieren. Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Registrierung übermitteln, werden von uns auf Grundlage der Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Bearbeitung Ihrer Registrierung, für die Versendung einer wöchentlichen Benachrichtigungsemail und für die Nutzung von Trainings oder Zertifizierungsprüfungen verwendet. Wenn Sie uns die für die Registrierung erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen, können Sie unsere Trainings oder Zertifizierungsprüfungen nicht nutzen. Wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten mitteilen, geschieht dies freiwillig. Zweck der Erhebung Ihrer persönlichen Daten (Vor- und Nachname, Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen: Name des Unternehmens, Ansprechpartner, Anschrift des Unternehmens, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Fax) ist es, Sie zu identifizieren und mit Ihnen einen Termin für ein Online-Training beziehungsweise ein reguläres Training vereinbaren zu können und Ihre Anmeldung für die Veranstaltung durchführen zu können. Hierzu nutzen wir den eLearning-Service TalentLMS von dem Dienstleister Epignosis LCC, 315 Montgomery Street, 9th Floor, San Francisco, CA 94104, USA und Epignosis UK LtD, 1 Buckwell Road, Kingsbridge, South Hams, United Kingdom, TQ7 1NQ (“TalentLMS”). Wir übermitteln die von Ihnen eingegebenen Daten an diesen Anbieter. Wenn Sie der Übermittlung dieser Daten nicht zustimmen, sollten Sie keine Anmeldung zu unseren Online-Trainings vornehmen. Wir haben Epignosis vertraglich besonders verpflichtet, Ihre Daten nach europäischen Datenschutzstandards, streng weisungsgebunden und nicht zu eigenen Zwecken zu verarbeiten und dabei die erforderlichen Sicherheitsstandards einzuhalten. Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ohne Angemessenheitsbeschluss erfolgt nur beim Vorliegen geeigneter Garantien gem. Art. 46 DS-GVO oder wenn eine der Voraussetzungen des Art. 49 DS-GVO gegeben ist. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch Epignosis finden Sie unter: https://www.talentlms.com/privacy. Alle relevanten personenbezogenen Daten, die Sie uns zum Zwecke der Teilnahme am Online-Training mitteilen und ggfs. dazugehörige Dokumente (z.B. Handelsbriefe, Rechnungen), werden gemäß der gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften nach Abschluss des Trainings für maximal sechs bis zehn Jahre gespeichert.
4.12 Anmeldung bei dem Intershop Service Portal (Service Now)
Sie können sich als Kunde oder Partner unter https://service.intershop.com anmelden, um Serviceanfragen einzureichen, Probleme zu melden oder Verbesserungsvorschläge zu machen. Detaillierte datenschutzrechtlichen Informationen finden Sie dazu unter https://www.intershop.com/en/privacy-policy/service-portal.
4.13 Datenverarbeitung bei der Anmeldung für ein Webinar
Zum Zweck der Planung, Organisation und Durchführung von digitalen Veranstaltungsformaten (Webinaren) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Name und E-Mail-Adresse, ggf. auch Informationen zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Funktion. Die Verarbeitung erfolgt zur organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sowie zur etwaigen Beantwortung von Fragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO an der ordnungsgemäßen Abwicklung digitaler Veranstaltungen.
Zur Durchführung von Webinaren nutzen wir die Softwarelösung „WebinarGeek“ des niederländischen Anbieters WebinarGeek B.V. Je nach Art und Umfang der Nutzung von WebinarGeek können dabei verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere Angaben zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, Position), Registrierungs- und Teilnahmeinformationen (z. B. Zeitpunkt der Anmeldung, Teilnahmezeit), Interaktionsdaten während des Webinars (z. B. Chatbeiträge, Antworten auf Umfragen oder Fragen) sowie technische Daten zu Ihrem Gerät und Ihrer Verbindung (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Geräteinformationen, Verbindungsdauer).
Sofern Sie als Teilnehmer an einem Webinar teilnehmen, erfolgt der Zugang über einen per E-Mail versandten Registrierungs- oder Teilnahme-Link. Die Teilnahme kann in der Regel browserbasiert erfolgen, ohne dass eine zusätzliche Softwareinstallation erforderlich ist.
Die Nutzung von Chat-, Frage- und Umfragefunktionen sowie Kamera und Mikrofon ist freiwillig. Sofern Sie diese Funktionen nutzen, werden die entsprechenden Eingaben und Audio-/Videodaten verarbeitet und ggf. temporär gespeichert. In der Standardeinstellung sind Kamera und Mikrofon bei Teilnahme deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass sämtliche im Rahmen des Webinars bereitgestellten Inhalte (z. B. Chatnachrichten, geteilte Dateien) zumindest temporär verarbeitet werden.
Diese Daten werden zweckgebunden durch WebinarGeek gespeichert und nach Zweckfortfall gelöscht.
Zur Optimierung unseres Teilnehmermanagements und unserer Kommunikation erfolgt eine automatisierte Synchronisierung der bei der Webinaranmeldung und -teilnahme erhobenen personenbezogenen Daten mit unserem CRM-System HubSpot, bereitgestellt von HubSpot Inc. Dies betrifft insbesondere die folgenden Daten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und ggf. Position.
Diese Daten werden in unserem HubSpot-Konto gespeichert und zur weiteren Betreuung und ggf. zur Zusendung themenbezogener Informationen verwendet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO an einer effizienten Kundenkommunikation.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch WebinarGeek finden Sie unter: https://www.webinargeek.com/privacy
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch HubSpot finden Sie unter: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy
4.14 Datenverarbeitung bei der Teilnahme an Online-Meetings
Zum Zweck der Planung, Organisation und Durchführung von digitalen Veranstaltungsformaten werden Ihre personenbezogenen Daten wie Name und E-Mailadresse für die Organisation vor dem Event und ggfs. einer Übermittlung von weiterführenden Informationen oder Beantwortung von Fragen zur Veranstaltung verarbeitet. Rechtsgrundlage dafür ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO an der ordnungsgemäßen Planung und Durchführung der digitalen Veranstaltung.
Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen
(nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Teams“ des US-Anbieters Microsoft Corporation. Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild), Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse), Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video- und Audiowiedergaben) sowie Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen).
Nehmen Sie als Gast an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Gastgeber einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Maildresse angeben. Als Teilnehmer können Sie an Meetings direkt über den Browser teilnehmen, ohne die Teams-App zu installieren. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
Daneben erhebt das Tool Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen der zur Verfügung gestellten Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon und Lautsprecher oder Art der Verbindung. Rechtsgrundlage dafür ist das berechtigte Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO an der ordnungsgemäßen Planung und Durchführung der digitalen Veranstaltung.
Die Bereitstellung der vorgenannten Daten ist zur Anmeldung und Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich. Ohne Bereitstellung ist eine Teilnahme nicht möglich.
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein- und ab- bzw. stummschalten.
Wenn Sie die Chat-, Frage- oder Umfragefunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Zu Beginn von Online-Meetings sind Ihr Kamerabild und Ihr Mikrofon grundsätzlich standardmäßig ausgeschaltet. Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Teams“ finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/.
Sofern Sie die Webseite von „Teams“ aufrufen, ist Microsoft Corporation als Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite ist für die Nutzung von „Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Teams“ herunterzuladen. Sofern Sie die „Teams“-Software (App) nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Webseite von Microsoft Corporation erbracht.
Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, die Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Ihre Daten werden grundsätzlich nach Ende der Veranstaltung gelöscht. Steuerlich relevante Daten werden aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen i.d.R. für 10 Jahre aufbewahrt.
Für die in Teams verarbeiteten Daten gelten darüber hinaus folgende Speicher- bzw. Löschfristen:
- Alle Benutzerkontodaten werden grundsätzlich nach Beendigung der Bereitstellung des Dienstes gelöscht.
- Sofern Sie als Benutzer über ein Benutzerkonto verfügen, können Sie Ihr Nutzungsprofil, einschließlich der dort über Sie gespeicherten Daten, jederzeit vollständig löschen.
- Admin-Benutzer im Konto des Verantwortlichen können Nutzungsprofile jedes Benutzers, einschließlich der dort gespeicherten Daten jederzeit vollständig löschen.
- Medien, die zwischen Teilnehmern in einem „Meeting-Raum“ gesendet werden, werden nicht gespeichert.
- Audio- und Videoinhalte werden im Stream verarbeitet und nicht gespeichert.
- Chat-Nachrichten werden nicht dauerhaft gespeichert.
- Gespeicherte technische Protokolle/technische Diagnoseinformationen werden nach maximal 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
Empfänger Ihrer Daten
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Eine Datenweitergabe kann beispielsweise an andere Gesellschaften der Unternehmensgruppe zum Zwecke des Veranstaltungsmanagements oder im Rahmen von EDV-Dienstleistungen erfolgen.
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützen uns die Microsoft Ireland Operations Ltd und die Microsoft Corporation als Dienstleister und (Unter-)Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO streng weisungsgebunden. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch in Drittländern außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden. Im Hinblick auf diese Datentransfers ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln und darauf aufbauende ergänzende Maßnahmen gewährleistet., sofern nicht ein Angemessenheitsbeschluss im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DSGVO für das betroffene Drittland besteht.
4.15 Einsatz eines KI-gestützten Chatbots zur Kundenkommunikation
Wir setzen auf unserer Website einen KI-gestützten Chatbot ein, um Kundenanfragen direkt und effizient zu beantworten. Die Nutzung des Chatbots erfolgt grundsätzlich ohne die Angabe persönlicher Kontaktdaten. Sofern Sie eine weiterführende Beratung wünschen, haben Sie die Möglichkeit, eine Einwilligung zur Weiterleitung Ihrer Anfrage an unsere Kundenberater zu erteilen. In diesem Fall werden die von Ihnen freiwillig angegebenen Kontaktdaten ausschließlich zum Zwecke der Kontaktaufnahme durch Intershop verwendet. Die Verarbeitung der Daten erfolgt dabei auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
Bei der Nutzung unseres Chatbots werden aus technischen Gründen zusätzliche Informationen verarbeitet, um eine optimale Funktionalität des Dienstes sicherzustellen und ihn an Ihr Gerät anzupassen. Diese Daten umfassen Informationen über den verwendeten Browser und dessen Version, die Nutzung eines Mobilgeräts, das Betriebssystem sowie den Typ der Netzwerkabfrage. Die Verarbeitung dieser Informationen dient dazu, die Benutzererfahrung zu verbessern, indem Inhalte und Funktionen automatisch an die spezifischen technischen Anforderungen Ihres Geräts und Browsers angepasst werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 TDDDG, wobei unser berechtigtes Interesse darin liegt, eine reibungslose und benutzerfreundliche Nutzung des Chatbots zu gewährleisten. Die Nutzung des Chatbots analysieren wir, um Einblicke in typische Benutzeranfragen und die Qualität der Antworten zu erhalten. Diese Analysen sind anonym, sofern die Nutzereingaben keine personenbezogenen Daten enthalten. Die Kontaktdaten, die Sie uns zum Zweck der Kontaktaufnahme übermitteln, werden nicht in diese Analysen einbezogen.