Order Management System (OMS)
Für B2B-Unternehmen mit komplexen Produkten, Preisstrukturen und Logistikabläufen ist ein OMS unerlässlich, um Versprechen hinsichtlich Verfügbarkeit, Lieferterminen und Service einzuhalten.
Was ist ein Order-Management-System?
Ein Order-Management-System (OMS) ist eine spezialisierte Software, die den gesamten Lebenszyklus einer Kundenbestellung steuert – von der kanalübergreifenden Erfassung über Validierung, Bestandsprüfung und Zahlung bis hin zu Ausführung, Versand und Kundenservice. Im B2B-E-Commerce fungiert ein OMS als zentrale Schaltstelle, die Webshop, ERP, CRM, Lagerverwaltung und Logistikpartner miteinander vernetzt. Es bündelt Bestell-, Bestands- und Kundendaten an einem Ort und ermöglicht so die Automatisierung komplexer Prozesse wie Teillieferungen, Nachbestellungen, Multi-Warehouse-Sourcing oder Genehmigungsworkflows.
Das Ergebnis: effizientere Abläufe, weniger Fehler und ein verlässliches Einkaufserlebnis für Ihre Kunden.
Was macht ein Order-Management-System?
Ein Order-Management-System (OMS) bündelt und steuert alle Prozesse von der Auftragserteilung bis zur Lieferung und Rechnungsstellung. Es erfasst Bestellungen aus sämtlichen Vertriebskanälen, prüft Kundendaten und Kreditlimits, reserviert Bestände und bestimmt den optimalen Fulfillment-Standort. Darüber hinaus stößt es die Kommissionierung, Verpackung und den Versand an, aktualisiert fortlaufend den Bestellstatus und stellt Tracking-Informationen für Kunden und interne Teams bereit.
Vorteile eines Order-Management-Systems für den B2B-E-Commerce
- Einheitliche Sicht auf alle Bestellungen: Ein OMS konsolidiert Bestellungen aus Webshops, Marktplätzen, EDI, Außendienst und Kundenservice in einem zentralen System. Das erleichtert die Überwachung des Auftragseingangs, die Priorisierung und die schnelle Beantwortung von Kundenanfragen.
- Zuverlässige Lieferversprechen: Durch die Verknüpfung von Echtzeit-Bestandsdaten mit intelligenten Beschaffungs- und Routingregeln ermöglicht ein OMS realistische Liefertermine – und hilft, diese auch einzuhalten, selbst bei schwankender Nachfrage oder verteilten Lagerbeständen.
- Höhere Prozesseffizienz: Routineaufgaben wie Auftragsvalidierung, Bonitätsprüfung, Teillieferungen und Rechnungsstellung werden automatisiert. Das reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehler und entlastet Service- und Vertriebsteams.
- Bessere Kundenerfahrung und Self-Service: Ein OMS schafft Transparenz: Kunden sehen verfügbare Bestände, verfolgen Bestellungen in Echtzeit, greifen auf ihre Bestellhistorie zu und können einfach nachbestellen. Das stärkt Vertrauen und senkt das Supportaufkommen.
- Skalierbare Omnichannel-Auftragsabwicklung: Moderne OMS-Lösungen ermöglichen eine verteilte Auftragsabwicklung über mehrere Lager, Werke oder Filialen hinweg. Szenarien wie „Ship-from-Store“, „Click & Collect“ oder „Drop Shipment“ lassen sich flexibel umsetzen.
- Fundierte Datenbasis für die Optimierung: Ein OMS liefert detaillierte Daten zu Bestellungen, Lieferzeiten, Retouren und Kundenverhalten. Diese Insights unterstützen fundierte Entscheidungen in Planung, Prognose und Serviceoptimierung.
Intershop Order Management unterstützt führende B2B-Unternehmen dabei, komplexe Bestellprozesse effizient zu steuern und ein konsistentes Einkaufserlebnis über alle Kanäle hinweg zu bieten. Als Middleware zwischen Commerce-Plattformen und Fulfillment-Systemen schafft es Transparenz und ermöglicht zuverlässige Self-Services für Endkunden.
„Ein leistungsstarkes Order-Management-System ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Ihre Lieferkette. Es vereinfacht Bestell- und Abwicklungsprozesse, schafft unternehmensweite Transparenz über Bestände, optimiert das Retourenmanagement und steigert nachhaltig die Kundenzufriedenheit.“
Herausforderungen im Auftragsmanagement und wie ein OMS diese löst
Herausforderung: Fragmentierte Auftragsdaten über verschiedene Kanäle hinweg
Viele B2B-Unternehmen nehmen Bestellungen über Webshops, E-Mail, Telefon, EDI und Marktplätze entgegen. Ohne ein zentrales System liegen die Daten in Silos: Der Auftragsstatus ist unklar, Doppeleinträge sind an der Tagesordnung und Kunden erhalten widersprüchliche Informationen.
- Lösung: Zentralisierung der Auftragserfassung in einem OMS
Ein OMS fasst Aufträge aus allen Kanälen an einem Ort zusammen. Mit Intershop Order Management können beispielsweise eingehende Aufträge aus Ihren digitalen Commerce-Frontends, Ihrem ERP-System und von Ihren Vertriebsmitarbeitern in einer einzigen Ansicht konsolidiert werden. Dies ermöglicht eine konsistente Bearbeitung, eine bessere Priorisierung und schnellere Reaktionszeiten.
Herausforderung: Begrenzte Bestandsübersicht und Überverkäufe
Wenn Bestandsdaten separat in ERP-, Lager- und lokalen Systemen verwaltet werden, ist es schwierig zu wissen, was tatsächlich verfügbar ist. Das kann zu Überverkäufen, Lieferrückständen und teuren Notfalllieferungen führen.
- Lösung: Echtzeit-Bestandsverwaltung und verteiltes Auftragsmanagement
Ein OMS kann einen konsolidierten, nahezu Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände in Lagern, Werken und Filialen bieten. Regelbasiertes Order Routing hilft dabei, Bestände vom optimalen Standort aus zuzuweisen. Intershop Order Management wurde entwickelt, um Transparenz über verteilte Bestände zu schaffen und komplexe Beschaffungsszenarien zu unterstützen.
Herausforderung: Komplexe B2B-Preisgestaltung und Genehmigungsworkflows
B2B-Aufträge beinhalten oft vertragsspezifische Preise, Budgets, interne Genehmigungen und Teillieferungen. Die manuelle Bearbeitung dieser Anforderungen verlangsamt die Auftragsabwicklung und erhöht das Fehlerrisiko.
- Lösung: Konfigurierbare Geschäftsregeln und Workflows
Mit einem OMS können Sie Preis-, Rabatt- und Genehmigungslogik in konfigurierbaren Regeln festlegen. Bestellungen können automatisch anhand von Verträgen überprüft, zur Genehmigung weitergeleitet und bei Bedarf in mehrere Lieferungen aufgeteilt werden, während Kunden weiterhin eine einheitliche Übersicht über ihre Bestellung erhalten.
Herausforderung: Veraltete Backend-Systeme schränken die Agilität ein.
Viele Hersteller und Großhändler verlassen sich auf stabile, aber unflexible ERP-Systeme. Das Ändern von Auftragsabläufen direkt im ERP-System ist riskant und langsam, was die Unterstützung neuer digitaler Geschäftsmodelle oder -kanäle erschwert.
- Lösung: Einsatz eines OMS als E-Commerce-Middleware
Durch die Positionierung eines OMS zwischen Ihren Commerce-Frontends und Fulfillment-Systemen können Sie schneller innovativ sein, ohne Ihr zentrales ERP-System ersetzen zu müssen. Intershop Order Management fungiert beispielsweise als Middleware, die Commerce-Plattformen und Fulfillment miteinander verbindet und Bestellungen koordiniert, während Ihre bestehenden Systeme weiterhin genutzt werden können.
Herausforderung: Mangelnde Transparenz für Kunden und interne Teams
Vertrieb, Kundenservice und Kunden selbst haben oft unterschiedliche Sichtweisen auf den Auftragsstatus. Informationen sind über E-Mails, ERP-Systeme und Tabellenkalkulationen verstreut, was zu zeitaufwändigen Statusüberprüfungen und Frustration führt.
- Lösung: Eine einzige Quelle für Bestellinformationen
Ein OMS wird zum maßgeblichen System für Bestell- und Fulfillment-Informationen. Integriert in Ihre Portale und Contact-Center-Tools bietet es einen zentralen Ort, an dem sowohl Mitarbeiter als auch Kunden die Bestellhistorie, Rechnungen, Rücksendungen und Statusaktualisierungen in Echtzeit einsehen können.
Durch die Bewältigung dieser gemeinsamen Herausforderungen hilft ein OMS der Enterprise-Klasse wie Intershop Order Management B2B-Unternehmen dabei, ihre Auftragsabwicklung zu modernisieren und die Grundlage für einen skalierbaren digitalen Handel zu schaffen.
Anwendungsfälle für B2B-Auftragsmanagementsysteme (OMS)
Fertigung: Ersatzteile und Kundendienst
Ein Maschinenhersteller verkauft Ersatzteile und Dienstleistungen an Händler und Betreiber weltweit. Bestellungen gehen über den Webshop, Servicetechniker und EDI ein. Mit einem OMS zentralisiert der Hersteller alle Bestellungen, überprüft den Lagerbestand in mehreren Werken und Lagern und koordiniert die Auftragsabwicklung vom optimalen Standort aus. Kunden profitieren von genauen Verfügbarkeitsinformationen, zuverlässigen Lieferterminen und einer vollständigen Bestellhistorie in ihrem Self-Service-Portal.
Großhandel: Multi-Channel-Bestandsversprechen
Ein Großhändler beliefert Einzelhändler, Online-Wiederverkäufer und B2B-Endkunden mit Tausenden von Artikelnummern. Durch die Einführung eines cloudbasierten OMS erhält der Großhändler Echtzeit-Transparenz über Bestände und Bestellungen über alle Kanäle hinweg. Das System reserviert automatisch Lagerbestände, verhindert Überverkäufe und bietet Kunden flexiblere Lieferoptionen wie Teillieferungen und Direktversand.
Industriebedarf: Komplexe Bestellungen und Vereinbarungen
Ein Industriebedarfsunternehmen verwaltet große Aufträge mit kundenspezifischen Preisen, Budgets und Lieferplänen. Ein OMS hilft dabei, Vertragsbedingungen konsistent anzuwenden, Bestellungen zur internen Genehmigung weiterzuleiten und Teillieferungen über längere Zeiträume zu koordinieren. Durch die Integration mit dem B2B-E-Commerce-Portal wird sichergestellt, dass Käufer online dieselben Bedingungen und Statusaktualisierungen sehen wie interne Teams in Backend-Systemen.
In all diesen Szenarien ist ein OMS das Rückgrat, das die Front-End-Kundenerfahrungen mit der operativen Realität von Lagerbestand, Logistik und Finanzen verbindet und so komplexen B2B-Handel in großem Maßstab beherrschbar macht. Erfahren Sie mehr darüber, wie ein OMS für mehr Effizienz und Kundenzentriertheit im Omnichannel-Fulfillment sorgt.
Technologie und Tools hinter modernen OMS-Lösungen
Composable, API-first-Architektur
Moderne B2B-Plattformen folgen zunehmend den Prinzipien des Composable Commerce. In der Intershop Commerce Plattform ist das Auftragsmanagement als Packaged Business Capability implementiert, deren Funktionen über APIs verfügbar sind. Dies erleichtert die Integration mit ERP-, CRM-, Lager- und Zahlungssystemen und ermöglicht die unabhängige Weiterentwicklung der Komponenten.
Verteilte Auftragsverwaltung und Bestandsdienste
Zu den Kernfunktionen von Order-Management-Systemen gehören verteilte Auftragsverwaltung, zentralisierte Bestandsdienste und regelbasierte Auftragsweiterleitung. Diese Dienste bewerten Beschaffungsoptionen in Echtzeit und entscheiden anhand von Bestands-, Kosten- und Servicelevel-Zielen, von welchem Standort aus die einzelnen Positionen erfüllt werden sollen.
Integrations- und Middleware-Funktionen
Ein robustes OMS bietet in der Regel Konnektoren oder Integration Hubs, um digitale Commerce-Frontends mit Backend-Systemen zu verbinden. Als Middleware entkoppelt es dynamische Kundenerlebnisse von stabilen Kernsystemen. So können neue Vertriebskanäle und Geschäftsmodelle flexibel eingeführt werden – ohne aufwendige oder risikoreiche Anpassungen am ERP.
Analytik und KI-gestützte Optimierung
Fortschrittliche OMS-Implementierungen kombinieren Transaktionsdaten mit Analytik- und KI-Diensten, um beispielsweise die Nachfrage vorherzusagen, optimale Fulfillment-Standorte vorzuschlagen oder Bestellungen zu kennzeichnen, die möglicherweise einer manuellen Überprüfung bedürfen. Im Laufe der Zeit trägt dies dazu bei, Geschäftsregeln zu verfeinern und das Serviceniveau sowie die Margen zu verbessern.
FAQs zu Order Management System
Worin unterscheidet sich ein Order-Management-System von ERP und Shopsystem?
Ein ERP-System ist vor allem für Finanzen, Stammdaten, Produktion und Lagerbuchungen zuständig, während das Shopsystem den Verkaufskanal mit Produktdarstellung, Warenkorb und Checkout abdeckt. Das OMS sitzt dazwischen, sammelt Bestellungen aus allen Kanälen, prüft Regeln und Verfügbarkeiten und steuert, wie und von wo die Aufträge tatsächlich erfüllt werden.
Ab wann lohnt sich ein Order-Management-System für mein Unternehmen?
Ein OMS lohnt sich, sobald Sie mehrere Vertriebskanäle, Lagerstandorte oder Länder bedienen und Bestellungen nicht mehr zuverlässig mit ERP und Shop allein zu steuern sind. Typische Anzeichen sind häufige Überverkäufe, manuelle Doppelarbeit in verschiedenen Systemen und viele Rückfragen von Kunden zum Lieferstatus.
Wie integriert sich ein OMS in meine bestehende Systemlandschaft?
Moderne OMS-Lösungen werden per APIs oder vorgefertigten Konnektoren an ERP, Shopsysteme, Marktplätze, Lagerverwaltung und Logistik-Dienstleister angebunden. Das OMS übernimmt dabei die Rolle einer Orchestrierungsschicht, ohne die bestehenden Kernsysteme zu ersetzen, und macht es einfacher, neue Kanäle oder Standorte schrittweise anzubinden.
Kann ein Order-Management-System auch komplexe B2B-Anforderungen abbilden?
Ja, ein OMS ist gerade für B2B-Szenarien mit kundenspezifischen Preisen, Budgets, Rahmenverträgen, Genehmigungsworkflows und Teillieferungen ausgelegt. Über konfigurierbare Geschäftsregeln können solche Anforderungen im System abgebildet und automatisiert werden, sodass Kunden konsistente Konditionen sehen und interne Teams weniger manuell eingreifen müssen.
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